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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE UBICCA CONSTRUCTORA S.A.S.

Aviso de privacidad

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente dicha ley, UBICCA CONSTRUCTORA SAS, sociedad con domicilio en Medellín, identificada con NIT. 900.476.010-1, legalmente constituida mediante documento privado del tres (3) de noviembre de 2011 e inscrita el treinta y uno (31) de diciembre de 2015 bajo el número 108659 del Libro IX del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio Aburra Sur, según consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Aburra Sur (en adelante, “UBICCA”), nos permitimos informar que hemos venido incorporando en nuestras diferentes bases de datos, información de carácter personal que se ha obtenido a través de sus diferentes canales de atención y/o con razón a las relaciones de tipo contractual o precontractual en desarrollo del giro ordinario de nuestra actividad económica. En este sentido, UBICCA informa que en cumplimiento de la Ley 1581 ha adoptado las medidas de tipo legal, técnicas y administrativas necesarias para evitar la pérdida, acceso o alteración de los datos personales a los cuales damos tratamiento, garantizando la seguridad e integridad de este tipo de datos durante todo el tratamiento que realicemos a este tipo de información.

Los titulares de la información, a través de su consentimiento, aceptan libre, expresa y de forma inequívoca que sus datos personales sean tratados por parte de UBICCA para lo siguiente:

  1. Gestionar una correcta prestación de los servicios ofrecidos por UBICCA.
  2. Informar sobre nuestros productos y/o servicios propios o por cuenta de otros, sobre la construcción, gerencia, promoción, venta y administración de proyectos o programas inmobiliarios, promoción de negocios de urbanización o parcelación.
  3. Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
  4. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por el usuario a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a disposición del usuario en el sitio web de la compañía.
  5. Gestionar de forma correcta la protección y el ejercicio de los derechos que tienen los accionistas de UBICCA.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Gestionar las relaciones contractuales laborales y comerciales adquiridas de una forma correcta.
  9. Gestionar procesos de cobranzas pre-judiciales y judiciales.
  10. Gestionar requerimientos de autoridades administrativas y judiciales en cumplimiento de sus funciones.
  11. Enviar de forma eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, FAX, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales serán relacionadas sobre productos o servicios ofrecidos por UBICCA o sus afiliados, aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.

A continuación, UBICCA establece la siguiente:

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

UBICCA informa a sus clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores (en adelante “GRUPOS DE INTERES”), y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales sobre el tratamiento que UBICCA realizará a sus datos personales, de acuerdo con la legislación aplicable en la materia.

1. OBJETO

Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a UBICCA, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que éstos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar u oponerse a los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales y en general, los GRUPOS DE INTERÉS. El presente documento se encuentra alineado con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de UBICCA, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este documento se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales. En este sentido, los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, depurados, analizados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimis, eliminados y cruzados con información propia y/o de terceros autorizados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:

  1. Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:
  2. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
  3. Consultas: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que UBICCA, como responsable o encargada del Tratamiento de los Datos Personales deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  4. Reclamos: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que considere que la información contenida en una base de datos de UBICCA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 o su reglamento, podrá presentar un reclamo ante UBICCA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física y de correo electrónico, acompañando los documentos pertinentes sobre los cuales se sustente el reclamo.
    b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
    d. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Procedibilidad: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del Tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
  6. Improcedencia de la supresión de los Datos Personales: La supresión de los Datos Personales no podrá ser realizada por UBICCA cuando el mantenimiento de dichos Datos Personales sea una obligación legal o contractual, cuando conservar los Datos Personales sea imprescindible para salvaguardar los intereses del solicitante titular de dichos Datos Personales o de interés público o, cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales nacionales.
  7. Revocatoria de la Autorización: Cuando se solicite la revocatoria de la Autorización, es preciso que el interesado informe con precisión a UBICCA si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo etc. La revocatoria de la Autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.
  8. Revocatoria de la Autorización: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en el presente documento.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de UBICCA tiene vigencia a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por UBICCA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que haya lugar, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política será informada a través de la página web de UBICCA, donde se pondrá a disposición del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS la última versión de dicha Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o
actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecidos por UBICCA, por parte del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS o su no desvinculación de los
mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS haya celebrado con UBICCA por producto o servicio, más el término que establezca la ley.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS son recolectados por UBICCA en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  1. Informar sobre los productos y/o servicios, propios o por cuenta de otros, sobre la construcción, gerencia, promoción, venta y administración de proyectos inmobiliarios, promoción de negocios de urbanización o parcelación, entre otros.
  2. Evaluar la calidad de los productos o servicios de UBICCA.
  3. Gestionar una correcta prestación de los servicios de UBICCA.
  4. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.
  5. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sean realizadas por los usuarios a través de los canales de comunicación, dispuestos para el efecto.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  9. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  10. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  11. Compartir con terceros que colaboran con UBICCA y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.
  12. Ejecutar los contratos que tiene suscritos UBICCA.
  13. Soportar los procesos de auditoría de UBICCA.
  14. Celebrar convenios con terceros.
  15. Envío eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, redes sociales o cualquier otro medio electrónico o físico conocido, en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales se referirán a productos o servicios ofrecidos por UBICCA o sus aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.
  16. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre UBICCA y el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  17. La información suministrada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de UBICCA o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  3. Informar debidamente al Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DERECHOS DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para la protección de datos personales de los Clientes y de miembros de GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer y acceder a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
  2. Actualizar sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Comprobar frente al Responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
  5. Oponerse y cancelar su autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 o su reglamento. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del Responsable de los Datos Personales con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del Responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. Igualmente el titular de la información personal podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder especial firmado y autorizado.
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:

  1. Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:
  2. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
  3. Consultas: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que UBICCA, como responsable o encargada del Tratamiento de los Datos Personales deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  4. Reclamos: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que considere que la información contenida en una base de datos de UBICCA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 o su reglamento, podrá presentar un reclamo ante UBICCA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física y de correo electrónico, acompañando los documentos pertinentes sobre los cuales se sustente el reclamo.
    b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
    d. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Procedibilidad: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del Tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
  6. Improcedencia de la supresión de los Datos Personales: La supresión de los Datos Personales no podrá ser realizada por UBICCA cuando el mantenimiento de dichos Datos Personales sea una obligación legal o contractual, cuando conservar los Datos Personales sea imprescindible para salvaguardar los intereses del solicitante titular de dichos Datos Personales o de interés público o, cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales nacionales.
  7. Revocatoria de la Autorización: Cuando se solicite la revocatoria de la Autorización, es preciso que el interesado informe con precisión a UBICCA si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo etc. La revocatoria de la Autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.
  8. Revocatoria de la Autorización: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en el presente documento.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de UBICCA tiene vigencia a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por UBICCA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que haya lugar, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política será informada a través de la página web de UBICCA, donde se pondrá a disposición del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS la última versión de dicha Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o
actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecidos por UBICCA, por parte del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS o su no desvinculación de los
mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS haya celebrado con UBICCA por producto o servicio, más el término que establezca la ley.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

La Política de Tratamiento de Datos Personales presente en este documento y los procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicarán obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por UBICCA como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

4. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

  1. Datos personales de niños y adolescentes:
  2. El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de UBICCA se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:
  3. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  4. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  5. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
    a. Madurez
    b. Autonomía
    c. Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
    d. Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento
  6. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.
  7. Datos Personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  8. UBICCA identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen, con el objetivo de:
  9. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al Tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  10. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  11. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de UBICCA y de terceros.

5. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Política de Tratamiento de Datos de UBICCA cumple con todos los principios rectores contemplados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, entre los que se encuentran:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  7. Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

6. AUTORIZACIÓN

Cada dato personal que vaya a ser utilizado por UBICCA debe contar con una autorización y la misma se debe obtener del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS de manera previa y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, ya sea de forma: Oral, escrita o mediante conductas inequívocas del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. No obstante, en ningún caso el silencio del titular del dato frente a la autorización podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Al momento de solicitar la autorización, se deberá informar al Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS:

  1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  3. Los derechos que le asisten como Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS;
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

La autorización del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Bajo la autorización otorgada, UBICCA recolectará de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS información referente a sus Datos Personales: (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Nombres y Apellidos; (iv) Dirección 1; (v) Teléfono oficina; (vi) Teléfono residencia; (vii) Celular; (viii) Dirección de correo electrónico; (ix) Ciudad; (x) Departamento y (xi) País.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS son recolectados por UBICCA en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  1. Informar sobre los productos y/o servicios, propios o por cuenta de otros, sobre la construcción, gerencia, promoción, venta y administración de proyectos inmobiliarios, promoción de negocios de urbanización o parcelación, entre otros.
  2. Evaluar la calidad de los productos o servicios de UBICCA.
  3. Gestionar una correcta prestación de los servicios de UBICCA.
  4. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.
  5. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sean realizadas por los usuarios a través de los canales de comunicación, dispuestos para el efecto.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  9. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  10. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  11. Compartir con terceros que colaboran con UBICCA y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.
  12. Ejecutar los contratos que tiene suscritos UBICCA.
  13. Soportar los procesos de auditoría de UBICCA.
  14. Celebrar convenios con terceros.
  15. Envío eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, redes sociales o cualquier otro medio electrónico o físico conocido, en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales se referirán a productos o servicios ofrecidos por UBICCA o sus aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.
  16. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre UBICCA y el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  17. La información suministrada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de UBICCA o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  3. Informar debidamente al Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DERECHOS DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para la protección de datos personales de los Clientes y de miembros de GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer y acceder a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
  2. Actualizar sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Comprobar frente al Responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
  5. Oponerse y cancelar su autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 o su reglamento. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del Responsable de los Datos Personales con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del Responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. Igualmente el titular de la información personal podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder especial firmado y autorizado.
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:

  1. Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:
  2. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
  3. Consultas: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que UBICCA, como responsable o encargada del Tratamiento de los Datos Personales deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  4. Reclamos: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que considere que la información contenida en una base de datos de UBICCA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 o su reglamento, podrá presentar un reclamo ante UBICCA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física y de correo electrónico, acompañando los documentos pertinentes sobre los cuales se sustente el reclamo.
    b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
    d. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Procedibilidad: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del Tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
  6. Improcedencia de la supresión de los Datos Personales: La supresión de los Datos Personales no podrá ser realizada por UBICCA cuando el mantenimiento de dichos Datos Personales sea una obligación legal o contractual, cuando conservar los Datos Personales sea imprescindible para salvaguardar los intereses del solicitante titular de dichos Datos Personales o de interés público o, cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales nacionales.
  7. Revocatoria de la Autorización: Cuando se solicite la revocatoria de la Autorización, es preciso que el interesado informe con precisión a UBICCA si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo etc. La revocatoria de la Autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.
  8. Revocatoria de la Autorización: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en el presente documento.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de UBICCA tiene vigencia a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por UBICCA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que haya lugar, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política será informada a través de la página web de UBICCA, donde se pondrá a disposición del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS la última versión de dicha Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o
actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecidos por UBICCA, por parte del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS o su no desvinculación de los
mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS haya celebrado con UBICCA por producto o servicio, más el término que establezca la ley.

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Cliente o sujeto comprendido en los GRUPOS DE INTERÉS para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  2. Base de Datos: conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de tratamiento de clientes, asociados, empleados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  3. Clientes: personas físicas o jurídicas interesadas en la compra, venta o alquiler de inmuebles y/o proyectos de construcción.
  4. Consentimiento: toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la que el Cliente o sujeto comprendido en los GRUPOS DE INTERÉS acepte el Tratamiento de Datos Personales que le conciernen.
  5. Datos Personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables comprendidas en los GRUPOS DE INTERÉS, información de tipo numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas e identificables comprendidas en los GRUPOS DE INTERÉS.
  6. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  7. Gestión Inmobiliaria: diligencias de tipo legal y administrativo de bienes inmuebles por cuenta de un tercero o directamente por el propietario. En la gestión inmobiliaria se pueden incorporar operaciones de compra y venta de inmuebles.
  8. Habeas Data: es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
  9. Tratamiento: conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o cancelación.
  10. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad, contenido y uso del Tratamiento de Datos Personales.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

La Política de Tratamiento de Datos Personales presente en este documento y los procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicarán obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por UBICCA como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

4. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

  1. Datos personales de niños y adolescentes:
  2. El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de UBICCA se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:
  3. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  4. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  5. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
    a. Madurez
    b. Autonomía
    c. Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
    d. Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento
  6. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.
  7. Datos Personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  8. UBICCA identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen, con el objetivo de:
  9. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al Tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  10. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  11. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de UBICCA y de terceros.

5. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Política de Tratamiento de Datos de UBICCA cumple con todos los principios rectores contemplados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, entre los que se encuentran:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  7. Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

6. AUTORIZACIÓN

Cada dato personal que vaya a ser utilizado por UBICCA debe contar con una autorización y la misma se debe obtener del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS de manera previa y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, ya sea de forma: Oral, escrita o mediante conductas inequívocas del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. No obstante, en ningún caso el silencio del titular del dato frente a la autorización podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Al momento de solicitar la autorización, se deberá informar al Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS:

  1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  3. Los derechos que le asisten como Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS;
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

La autorización del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Bajo la autorización otorgada, UBICCA recolectará de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS información referente a sus Datos Personales: (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Nombres y Apellidos; (iv) Dirección 1; (v) Teléfono oficina; (vi) Teléfono residencia; (vii) Celular; (viii) Dirección de correo electrónico; (ix) Ciudad; (x) Departamento y (xi) País.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS son recolectados por UBICCA en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  1. Informar sobre los productos y/o servicios, propios o por cuenta de otros, sobre la construcción, gerencia, promoción, venta y administración de proyectos inmobiliarios, promoción de negocios de urbanización o parcelación, entre otros.
  2. Evaluar la calidad de los productos o servicios de UBICCA.
  3. Gestionar una correcta prestación de los servicios de UBICCA.
  4. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.
  5. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sean realizadas por los usuarios a través de los canales de comunicación, dispuestos para el efecto.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  9. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  10. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  11. Compartir con terceros que colaboran con UBICCA y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.
  12. Ejecutar los contratos que tiene suscritos UBICCA.
  13. Soportar los procesos de auditoría de UBICCA.
  14. Celebrar convenios con terceros.
  15. Envío eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, redes sociales o cualquier otro medio electrónico o físico conocido, en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales se referirán a productos o servicios ofrecidos por UBICCA o sus aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.
  16. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre UBICCA y el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  17. La información suministrada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de UBICCA o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  3. Informar debidamente al Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DERECHOS DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para la protección de datos personales de los Clientes y de miembros de GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer y acceder a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
  2. Actualizar sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Comprobar frente al Responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
  5. Oponerse y cancelar su autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 o su reglamento. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del Responsable de los Datos Personales con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del Responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. Igualmente el titular de la información personal podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder especial firmado y autorizado.
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:

  1. Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:
  2. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
  3. Consultas: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que UBICCA, como responsable o encargada del Tratamiento de los Datos Personales deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  4. Reclamos: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que considere que la información contenida en una base de datos de UBICCA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 o su reglamento, podrá presentar un reclamo ante UBICCA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física y de correo electrónico, acompañando los documentos pertinentes sobre los cuales se sustente el reclamo.
    b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
    d. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Procedibilidad: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del Tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
  6. Improcedencia de la supresión de los Datos Personales: La supresión de los Datos Personales no podrá ser realizada por UBICCA cuando el mantenimiento de dichos Datos Personales sea una obligación legal o contractual, cuando conservar los Datos Personales sea imprescindible para salvaguardar los intereses del solicitante titular de dichos Datos Personales o de interés público o, cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales nacionales.
  7. Revocatoria de la Autorización: Cuando se solicite la revocatoria de la Autorización, es preciso que el interesado informe con precisión a UBICCA si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo etc. La revocatoria de la Autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.
  8. Revocatoria de la Autorización: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en el presente documento.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de UBICCA tiene vigencia a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por UBICCA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que haya lugar, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política será informada a través de la página web de UBICCA, donde se pondrá a disposición del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS la última versión de dicha Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o
actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecidos por UBICCA, por parte del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS o su no desvinculación de los
mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS haya celebrado con UBICCA por producto o servicio, más el término que establezca la ley.

2. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones son términos que se consagran en la Ley 1581 de 2012 y que se deberán tener en cuenta en miras de entender la presente Política de Tratamiento de Datos:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Cliente o sujeto comprendido en los GRUPOS DE INTERÉS para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  2. Base de Datos: conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de tratamiento de clientes, asociados, empleados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  3. Clientes: personas físicas o jurídicas interesadas en la compra, venta o alquiler de inmuebles y/o proyectos de construcción.
  4. Consentimiento: toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la que el Cliente o sujeto comprendido en los GRUPOS DE INTERÉS acepte el Tratamiento de Datos Personales que le conciernen.
  5. Datos Personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables comprendidas en los GRUPOS DE INTERÉS, información de tipo numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas e identificables comprendidas en los GRUPOS DE INTERÉS.
  6. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  7. Gestión Inmobiliaria: diligencias de tipo legal y administrativo de bienes inmuebles por cuenta de un tercero o directamente por el propietario. En la gestión inmobiliaria se pueden incorporar operaciones de compra y venta de inmuebles.
  8. Habeas Data: es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
  9. Tratamiento: conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o cancelación.
  10. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad, contenido y uso del Tratamiento de Datos Personales.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

La Política de Tratamiento de Datos Personales presente en este documento y los procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicarán obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por UBICCA como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

4. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

  1. Datos personales de niños y adolescentes:
  2. El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de UBICCA se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:
  3. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  4. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  5. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
    a. Madurez
    b. Autonomía
    c. Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
    d. Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento
  6. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.
  7. Datos Personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  8. UBICCA identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen, con el objetivo de:
  9. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al Tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  10. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  11. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de UBICCA y de terceros.

5. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Política de Tratamiento de Datos de UBICCA cumple con todos los principios rectores contemplados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, entre los que se encuentran:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  7. Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

6. AUTORIZACIÓN

Cada dato personal que vaya a ser utilizado por UBICCA debe contar con una autorización y la misma se debe obtener del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS de manera previa y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, ya sea de forma: Oral, escrita o mediante conductas inequívocas del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. No obstante, en ningún caso el silencio del titular del dato frente a la autorización podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Al momento de solicitar la autorización, se deberá informar al Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS:

  1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  3. Los derechos que le asisten como Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS;
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

La autorización del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Bajo la autorización otorgada, UBICCA recolectará de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS información referente a sus Datos Personales: (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Nombres y Apellidos; (iv) Dirección 1; (v) Teléfono oficina; (vi) Teléfono residencia; (vii) Celular; (viii) Dirección de correo electrónico; (ix) Ciudad; (x) Departamento y (xi) País.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS son recolectados por UBICCA en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  1. Informar sobre los productos y/o servicios, propios o por cuenta de otros, sobre la construcción, gerencia, promoción, venta y administración de proyectos inmobiliarios, promoción de negocios de urbanización o parcelación, entre otros.
  2. Evaluar la calidad de los productos o servicios de UBICCA.
  3. Gestionar una correcta prestación de los servicios de UBICCA.
  4. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.
  5. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sean realizadas por los usuarios a través de los canales de comunicación, dispuestos para el efecto.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  9. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  10. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  11. Compartir con terceros que colaboran con UBICCA y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.
  12. Ejecutar los contratos que tiene suscritos UBICCA.
  13. Soportar los procesos de auditoría de UBICCA.
  14. Celebrar convenios con terceros.
  15. Envío eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, redes sociales o cualquier otro medio electrónico o físico conocido, en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales se referirán a productos o servicios ofrecidos por UBICCA o sus aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.
  16. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre UBICCA y el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  17. La información suministrada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de UBICCA o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  3. Informar debidamente al Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Cliente o miembros del GRUPOS DE INTERÉS, sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DERECHOS DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para la protección de datos personales de los Clientes y de miembros de GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer y acceder a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
  2. Actualizar sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por UBICCA.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Comprobar frente al Responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
  5. Oponerse y cancelar su autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 o su reglamento. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del Responsable de los Datos Personales con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del Responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. Igualmente el titular de la información personal podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder especial firmado y autorizado.
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DEL CLIENTE O MIEMBROS DE GRUPOS DE INTERÉS

Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:

  1. Para ejercer los derechos mencionados en el numeral noveno del presente documento, el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá dirigirse a la sede principal de UBICCA ubicada en el kilómetro diecisiete (17) vía Las Palmas, Mall Indiana, Oficina No.278. También podrá realizar su solicitud a través de la página web www.ubicca.com.co o dirigirse mediante el correo electrónico medios.digitales@ubicca.com.co, siempre siendo necesario que sea diligenciando el formato dispuesto por UBICCA a tales fines y, que realice el trámite conforme a las siguientes disposiciones para el ejercicio del derecho respectivo:
  2. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
  3. Consultas: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que UBICCA, como responsable o encargada del Tratamiento de los Datos Personales deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  4. Reclamos: El Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que considere que la información contenida en una base de datos de UBICCA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 o su reglamento, podrá presentar un reclamo ante UBICCA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física y de correo electrónico, acompañando los documentos pertinentes sobre los cuales se sustente el reclamo.
    b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
    d. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Procedibilidad: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del Tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
  6. Improcedencia de la supresión de los Datos Personales: La supresión de los Datos Personales no podrá ser realizada por UBICCA cuando el mantenimiento de dichos Datos Personales sea una obligación legal o contractual, cuando conservar los Datos Personales sea imprescindible para salvaguardar los intereses del solicitante titular de dichos Datos Personales o de interés público o, cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales nacionales.
  7. Revocatoria de la Autorización: Cuando se solicite la revocatoria de la Autorización, es preciso que el interesado informe con precisión a UBICCA si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo etc. La revocatoria de la Autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.
  8. Revocatoria de la Autorización: Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS titular de los Datos Personales podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en el presente documento.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de UBICCA tiene vigencia a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por UBICCA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que haya lugar, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente al Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política será informada a través de la página web de UBICCA, donde se pondrá a disposición del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS la última versión de dicha Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o
actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecidos por UBICCA, por parte del Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS o su no desvinculación de los
mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Cliente o miembros de GRUPOS DE INTERÉS haya celebrado con UBICCA por producto o servicio, más el término que establezca la ley.